Come organizzare il proprio tempo

Svolgendo l’attività di Libero Professionista, per non trovarmi schiacciato dai troppi impegni, ho dovuto studiare una efficiente organizzazione del mio tempo così da passare dall’organizzazione del “caos” a una organizzazione ottimizzata. Inoltre, cosa fondamentale, mi ha permesso di ritagliare maggior tempo agli impegni personali. Con questo articolo, in base alla mia esperienza, ti spiego come organizzare il proprio tempo e diventare più efficienti

Fino a qualche anno fa la mia organizzazione del tempo non aveva regole precise e variava in continuazione in base all’esigenza del momento ma sopratutto era influenzata dalle richieste dei clienti. Questo mi comportava di trovarmi sempre in affanno e in ritardo cronico con gli impegni di lavoro con conseguenti stravolgimenti del tempo dedicato agli impegni personali e al tempo libero.

Tutto questo era per me diventato impossibile da sostenere e causa di forte stress.
Tra l’altro questa situazione non mi dava la possibilità di portare avanti alcune delle mie passioni come la fotografia microstock e, perché no, l’aggiornamento di questo blog.

Alla fine, complice alcuni articoli letti in rete, mi sono deciso a darmi un’organizzazione, piuttosto ferrea, per meglio organizzare il tempo e i miei impegni. Anche se inizialmente ero un po’ scettico i risultati sono arrivati riuscendo così, oltre a migliorare la produttività della mia attività professionale, a trovare maggior tempo libero da dedicare anche alle mie passioni!

Analizzare le attività e i compiti

Per trovare il metodo ottimale di come organizzare il proprio tempo è fondamentale iniziare ad esaminare le attività che ci impegnano e, per ciascuna di essa, individuare gli obbiettivi con la pianificazione preventiva del tempo dedicato al completamento.

Oltre a questo è importante, per ciascuna attività, stabilire i compiti da portare a termine impostando anche la scadenza per sconfiggere il male che affligge molti noi: la procrastinazione.

Sembra complicato ma non lo è affatto, continua a seguire l’articolo e vedrai come ho fatto.

Il percorso per individuare il metodo migliore per organizzare il proprio tempo prevede:

1. Individuare le varie attività di interesse. (lavoro, famiglia, microstock, blog, ecc.);
2. Individuare settimanalmente gli spazi temporali primari dedicati alle attività principali e inderogabili come ad esempio il lavoro;
3. Individuare settimanalmente gli spazi temporali secondari da dedicare alle altre attività;
4. Per ciascuna delle attività stabilire gli obbiettivi da portare a termine entro una determinata scadenza;

Questa analisi è fondamentale per arrivare a organizzare il proprio tempo in modo ottimale.

Come organizzare la settimana

Effettuata la nostra analisi, come spiegato al punto precedente, procediamo andando a inserire in una agenda, giornaliera o settimanale, gli obbiettivi da portare a termine per ciascuna attività negli spazi temporali liberi primari, per le attività improrogabili come ad esempio il lavoro o altro, e secondari per le altre attività.

Altra strategia che ci aiuta ad una maggiore produttività è la suddivisione degli obbiettivi più complessi in obbiettivi intermedi. Questo ci permette, al completamento di ogni obbiettivo intermedio, di sentirsi appagati per il traguardo raggiunto e di conseguenza ci da la carica necessaria ad andare avanti fino al raggiungimento del traguardo finale: il completamento del compito principale.

Può sembrare banale, e una perdita di tempo, suddividere gli obbiettivi più complessi in obbiettivi intermedi. Ma ti assicuro che ti aiuterà molto e raggiungerai più facilmente quanto ti sei prefissato. Provare non ti costa nulla e fammi sapere se ti ha portato risultati.

Se vuoi approfondire fai una ricerca in rete e troverai molti articoli sull’argomento accennato della suddivisione dell’obbiettivo da raggiungere.

Quale strumento utilizzare per organizzare il proprio tempo

Abbiamo visto come organizzare il proprio tempo, in modo che risponda alle nostre esigenze, ma con quale strumento gestire il tutto?
Di strumenti a disposizione ne puoi reperire moltissimi sia su carta che digitali.

Ad esempio se sei abituato a gestire i tuoi impegni in modo tradizionale, con carta e penna, potresti utilizzare una delle migliori agende sul mercato: Agenda Moleskine. Ho utilizzato con soddisfazione, per molti anni, queste utilissime agende ma poi il lato tecnologico ha preso il sopravvento e sono passato al digitale.

Dopo aver provato vari software, per la gestione della mia organizzazione personale, ho scelto di utilizzare Microsoft Outlook 2016, disponibile nel pacchetto Microsoft Office 365, un vero e proprio mastino nella sua categoria che grazie all’integrazione con gli altri software del pacchetto Office crea un vero e proprio centro di controllo delle proprie attività.

Il software Microsoft Outlook dispone di moltissime funzioni. La più nota è sicuramente la gestione professionale delle email e relative caselle postali. Proprio per questo è importante approfondire bene il suo utilizzo per poterne sfruttare le sue reali potenzialità ed ottenere una più facile gestione delle attività.

Come utilizzare Microsoft Outlook

A seguire trovi una breve descrizione di come utilizzo Microsoft Outlook per organizzare le mie attività.
Quanto segue è adatto alle mie esigenze pertanto prendilo come esempio da cui partire e modificare e/o adattare alle tue esigenze. Inoltre potrà essere anche facilmente adattato se utilizzi un altro software similare.
Ma iniziamo.

Le Categorie

Il primo passo con cui iniziare è impostare le Categorie in base all’organizzazione che ci siamo dati. Riprendiamo l’analisi effettuata e assegniamo ad ogni categoria il nome delle attività individuate.

Per fare questo apri Microsoft Outlook e, dalla cartella Posta, seleziona dalla barra multifunzione Home, poi Categorizza e infine Tutte le categorie… Dalla finestra Categorie a colori che si apre imposta, per ciascuna delle tue attività, una categoria inserendo il nome, il colore di riferimento ed eventualmente il tasto di scelta rapida. Le impostazioni inserite, da questo momento, sono disponibili in tutte le cartelle di Microsoft Outlook. Questo passaggio è necessario al primo utilizzo del programma o successivamente se vogliamo apportare modifiche alla nostra organizzazione.

Il calendario, gli appuntamenti e le attività

Dopo aver impostato le Categorie andiamo a organizzare la nostra settimana individuando i tempi da dedicare alle varie attività e gli obbiettivi da svolgere.

Per prima cosa, in Microsoft Outlook, spostiamoci nel cartella Calendario e scegliamo il tipo di visualizzazione che preferiamo. Io, ad esempio, ho scelto di visualizzare la settimana intera, cioè dal lunedì alla domenica, e con in basso la visualizzazione delle attività da svolgere giornalmente. Per ottenere la visualizzazione che preferisci, dalla cartella Calendario, seleziona Visualizza e imposta le tue preferenze.

Iniziamo con l’organizzare il proprio tempo.

Per far questo Microsoft Outlook ci mette a disposizione due strumenti diversi: gli Appuntamenti e le Attività.

Ad esempio, se hai programmato per il prossimo sabato una escursione in montagna per scattare alcune foto da destinare al microstock, ti basterà andare nella parte del calendario e nel giorno prestabilito cliccare sull’orario di partenza trascinando il puntatore fino all’orario di ritorno. Fatto questo inserisci un nome quale promemoria e poi o con il tasto di scelta rapida o tramite il menu contestuale assegna il colore della categoria in questo caso microstock.

Continua con lo stesso metodo e inserisci nel tuo calendario gli appuntamenti per le varie attività che ti sei ripromesso di svolgere andando a individuare le fasce orarie libere.

Per impostare le attività da svolgere in un determinato giorno, senza specificare l’orario, ti sarà sufficiente andare nella parte bassa dello schermo, nella zona dedicata alle attività, e cliccando inserire il nome dell’attività da svolgere. Anche in questo caso, o con il tasto di scelta rapida o tramite il menu contestuale, applichi la categoria di appartenenza.

Come vedrai, sia l’appuntamento che l’attività, una volta impostata la categoria, mostreranno il colore di appartenenza per una più rapida lettura.

Quanto descritto sopra è il metodo veloce per inserire nuovi appuntamenti o attività ma se dovrai inserire ulteriori informazioni o per avere tutte le opzioni disponibili per ciascuna, ti basterà cliccare sull’elemento e ti si aprirà la finestra con tutte le opzioni.
Infine, se dovrai spostare l’appuntamento o l’attività, ti basterà cliccarci sopra e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, spostarlo nella nuova posizione del calendario.

Con questi semplici passi, più complicati a scriversi che a farsi, compilerai il tuo calendario così da avere una visione completa dei tuoi impegni. Facile da leggere grazie anche all’utilizzo dei colori per le categorie.

L’importante è aggiornare costantemente il calendario con le proprie attività rispettando l’organizzazione che ci siamo dati. Solo così avrai i miglioramenti nella gestione del tuo tempo. Personalmente svolgo questa programmazione ogni sabato mattina in quanto è il momento della settimana più tranquillo.

Rimanere aggiornati anche in mobilità

Altro fattore importante è poter disporre di strumenti che ci permettano di rimanere sincronizzati con il nostro calendario anche in mobilità.
Microsoft Outlook si sincronizza con le applicazioni mobili così da avere su qualsiasi dispositivo gli stessi dati e sopratutto poter aggiornare il nostro calendario con qualsisia dispositivo disponiamo in quel momento.

L’applicazione Microsoft Outlook è disponibile per piattaforme desktop WIindows e MAC oltre che dispositivi mobili tramite Google Play e Windows Phone Store.

Conclusioni

Lo scopo di questo articolo è aiutare chi, come me, si è trovato schiacciato dai troppi impegni derivanti dalle varie attività che ogni giorno vogliamo o dobbiamo svolgere. Se segui questo articolo, personalizzando in base alle tue esigenze e agli strumenti che vorrai utilizzare, vedrai che i risultati arriveranno diventando più produttivo con un minore dispendio di energie.

Nell’articolo ti ho indicato il software che utilizzo per la gestione del mio tempo illustrando solo alcune delle funzionalità evolute. Potrai ulteriormente approfondire l’utilizzo di Microstock Office grazie alla guida in linea del pacchetto e ai vari tutorial disponibili in rete.

Con questo articolo inauguro la nuova categoria Web&App dedicata alle recensioni, tutorial, novità e quant’altro riguardante i principali strumenti web o software che utilizzo per la fotografia, e in particolare per la fotografia microstock, oltre che per le attività del blog e più in generale per le attività personali.